ALAT DAN PERLENGKAPAN KANTOR

A. Pengertian Peralatan Kantor

Peralatan kantor dapat didefinisikan sebagai barang-barang yang dapat digunakan dalam jangka waktu yang relatif lama dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda-benda yang besar dan berat, memerlukan perawatan yang khusus, serta berharga mahal. Meskipun tidak semua peralatan kantor berharga mahal, namun secara umum harga-harga peralatan kantor memang mahal.

Setiap kantor dapat memiliki peralatan kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis usaha masing-masing, meskipun ada beberapa peralatan kantor yang harus mutlak dimiliki oleh perkantoran. Beberapa contoh peralatan kantor yang harus dimiliki oleh perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin printer, mesin tik, dan lain-lain. Sedangkan beberapa beberapa peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat diperlukan di antaranya mesin fotokopi, scanner, dan lain-lain.

Mengapa ada beberapa peralatan kantor yang memang harus ada pada sebuah perkantoran? Anda dapat membayangkan sendiri apa jadinya apabila sebuah perkantoran tidak mempunyai meja, kursi, atau lemari arsip? Terbayangkan repotnya. Berikut ini akan diuraikan beberapa kegunaan contoh peralatan kantor.

 

1. Meja

Meja adalah salah satu furnitur berupa permukaan datar yang disokong oleh beberapa kaki. Meja umumnya dipasangkan dengan kursi. Meja yang umum tidak memiliki laci, tapi jika berlaci dia bisa berbentuk meja rias, lemari meja dengan banyak laci, dan lain sebagainya. Meja yang khusus dipakai untuk bekerja disebut meja tulis atau bangku.

Yang dimaksud meja disini adalah meja yang digunakan oleh pemimpin dan para karyawan untuk melakukan operasional perkantoran. Meja sangat diperlukan oleh para karyawan yang secara umum beraktivitas di dalam ruangan, seperti sekretaris, bendahara, bagian personalia, dan pemimpin perusahaan.

Kantor yang baik, selain mempunyai meja untuk kegiatan operasional alangkah baiknya jika menyediakan meja untuk tamu. Meja dan kursi tamu akan memberikan kenyamanan kepada para tamu yang datang ke kantor dan memberikan kesan yang baik kepada mereka.

 2.Kursi

Kursi adalah sebuah perabotan rumah yang biasa digunakan sebagai tempat duduk. Pada umumnya, kursi memiliki 4 kaki yang digunakan untuk menopang berat tubuh di atasnya. Beberapa jenis kursi, seperti barstool, hanya memiliki 1 kaki yang terletak di bagian tengah. Kadang-kadang kursi juga dilengkapi dengan sandaran kaki.

Kursi lipat merupakan salah satu contoh jenis kursi yang sudah cukup terkenal. Dinamakan kursi lipat karena kursi ini bisa dilipat saat tidak digunakan sehingga lebih praktis ketika disimpan. Berdasarkan strukturnya, kursi lipat bisa dibedakan menjadi 2 macam yakni kursi lipat meja dan kursi lipat tanpa meja. Masing-masing jenis kursi lipat ini mempunyai manfaat dan penggunaan yang berbeda-beda.

3. Lemari arsip

Setiap perkantoran tentunya mempunyai arsip walaupun dalam kapasitas yang tidak terlalu banyak. Setidaknya surat-surat masuk dan keluar. Tentunya kita tidak dapat membayangkan apabila surat-surat tersebut hanya disimpan di dalam map di atas meja atau di dalam laci. Kertas merupakan benda yang tidak tahan lama mudah rusak dan lapuk. Jadi alangkah sangat baik jika setiap perkantoran mempunyai lemari arsip untuk menyimpan arsip-arsip penting yang sangat berharga bagi suatu perusahaan.

Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

3. Komputer

Seiring dengan kemajuan zaman, di mana berbagai peralatan teknologi canggih ditemukan. Sesuai dengan tujuannya, berbagai peralatan canggih diciptakan dengan tujuan untuk memudahkan pekerjaan manusia. Salah satu peralatan canggih tersebut adalah komputer.

Komputer merupakan peralatan elektronik yang tidak hanya mempunyai kemampuan untuk mengolah kata seperti pengetikan, mengolah data seperti perhitungan, membuat tabel dan grafik, membuat gambar, design, dan lain-lain. Komputer juga mempunyai fungsi pengarsipan untuk mengamankan berbagai dokumen-dokumen penting. Sehingga dengan adanya komputer, dapat dilakukan penghematan dan pengefisienan berbagai aktivitas perkantoran.

4. Printer

Bagi sebuah perkantoran, mempunyai komputer saja tidaklah cukup apabila tidak disertai dengan printer. Printer merupakan alat yang diperlukan untuk mencetak berbagai dokumen atau beberapa hasil pekerjaan kita yang dibuat dengan menggunakan komputer. Sebuah perkantoran yang hanya tidak mempunyai printer akan mendapat kesulitan ketika harus mencetak beberapa dokumen penting dengan cepat dan mendesak. Oleh karena itu kebutuhan terhadap printer merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk dimiliki.

 

5. Mesin tik

Keperluan terhadap mesin tik berhubungan erat dengan kegiatan administrasi atau surat-menyurat. Kantor-kantor yang sudah modern umumnya sudah tidak lagi menggunakan mesin tik karena fungsinya sudah digantikan oleh komputer. Meskipun demikian, bagi kantor-kantor yang ruang lingkup kerjanya belum begitu besar serta terdapat di daerah umumnya kebutuhan terhadap mesin tik masih sangat diperlukan.

6. Scanner

Scanner ini merupakan sebuah perangkat masukkan (input device) komputer yang berguna untuk memindai (men-scan) gambar atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas kedalam dokumen digital komputer atau file komputer. Manfaat umum dari scanner ini adalah untuk membuat arsip dari sebuah dokumen surat dan photo.

7. Fotocopy

Mesin fotokopi adalah sebuah mesin digital yang berfungsi untuk menduplikasikan sebuah dokumen dan gambar visual dengan sangat cepat, mudah, dan juga murah. Mesin fotokopi merupakan mesin yang sangat populer di kalangan para pelajar, guru, pegawai, dan masyarakat pada umumnya. Biasanya, mesin ini di manfaatkan untuk menduplikat sebuah dokumen. 





 
8. Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, ticler file bisa saja diguanakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip

 



9.  Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (card index) cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja